Prowadzenie działalności gospodarczej jest dzisiaj dużym wyzwaniem. Na przedsiębiorców czekają liczne obowiązki, do których należy rozliczanie się z osiąganych przychodów z urzędami oraz płacenie tak nielubianego Zusu. Na domiar złego, przedsiębiorcy są obarczeni innymi licznymi obowiązkami w przypadku prowadzenia sklepu internetowego. Mowa na przykład o rejestrze BDO. Wszystko to powoduje, że właściciel firmy zamiast zająć się tym co najważniejsze – pozyskiwaniem klientów i rozwojem firmy, musi zajmować się rozliczeniami i formalnościami. Pojawia się więc pytanie, jak odciążyć przedsiębiorcę, aby mógł zajmować się tym do czego został powołany? Spieszymy z wyjaśnieniami…
Do wyboru są dwie opcje, albo zatrudnienie pracownika na etat, który będzie zajmował się wszelkimi tematami związanymi z rozliczeniami z urzędami, czy to skarbowym, czy ZUS, czy ze starostwem powiatowym, urzędem miasta itp. Druga opcja to przekazanie wszystkich tych obowiązków, a szczególnie spraw księgowych i kadrowych do zewnętrznej firmy, czyli biura rachunkowego.
Księgowa na etacie
Zatrudnienie kogoś na etat zawsze wiążę się z kosztami wynagrodzenia. Jest to pierwszy element, który jednak można wliczyć w koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Drugą kwestią jest zapewnienie pracownikowi świeżości wiedzy, inaczej mówiąc pracodawca musi zapewnić swemu księgowemu dostęp do szkoleń specjalistycznych oraz fachowej literatury branżowej oraz do dzienników urzędowych. O ile te ostatnie są praktycznie bezpłatne, to dwa pierwsze elementy mogą słono kosztować. Na szczęście to również można wliczyć w koszty. Ostatnią kwestią jest przystosowanie stanowiska pracy do pełnionych obowiązków. Mówimy tu między innymi o zakupie odpowiedniego oprogramowania księgowego, kadrowego, magazynowego oraz spięcie wszystkiego w całość. Tu również trzeba się liczyć ze sporymi kosztami, szczególnie na początku. Później dochodzą koszty eksploatacji i przeglądu – o ile dany dostawca/serwisant je oferuje, inaczej trzeba zadbać o te sprawy samodzielnie, co może prowadzić do jeszcze większych kosztów.
Jak widzimy zatrudnienie kogoś to nie tylko pensja, ale wiele innych kosztów, które przedsiębiorca musi ponieść, aby pracownik na danym stanowisku funkcjonował i odnajdywał się w tym wszystkim. Pytanie zatem czy faktycznie zatrudnienie księgowej lub księgowego jest dobrym wyborem? Odpowiemy na nie na końcu artykułu.
Biuro rachunkowe
Jest to zewnętrzna firma, która specjalizuje się w obsłudze firm, rozliczeniach księgowych, kadrowych i płacowych oraz ewentualnie dodatkowych, jeżeli takowe oferuje. Przykładem niech będzie biuro rachunkowe Tax Bonus z Dąbrowy Górniczej, które w swojej ofercie posiada nie tylko prowadzenie księgowości, ksiąg rachunkowych ale również prowadzenie kadr i płac, rozliczanie dotacji, kompleksowe doradztwo podatkowe. Kompleksowość jest tu o tyle ważna, że wielu przedsiębiorców nie chce wynajmować do jednego zadania wielu kontrahentów. Woli zlecić wszystkie sprawy do jednego podmiotu, z którym będzie utrzymywać dobre stosunki.
Biuro rachunkowe to wykwalifikowana kadra – tak jeszcze można by było sądzić 10 lat temu. Niestety dzisiaj nie zawsze tak jest, ponieważ działalność księgową może założyć każdy, nawet osoba bez przygotowania zawodowego. Niegdyś istotne w branży były certyfikaty księgowe wydawane przez Ministerstwo Finansów. W dzisiejszych czasach nie można już tego certyfikatu zrobić, także biura rachunkowe, które mają pracowników legitymujących się takim potwierdzeniem są bardziej kompetentne w sprawach księgowych.
Wynajmując biuro rachunkowe musimy zdać sobie z tego sprawę, że to na nim ciąży obowiązek doszkalania swoich pracowników, aktualizacji oprogramowania księgowego czy też dbania o ogólne „bycie na czasie” z nowinkami branżowymi. Tu lwia część kosztów odchodzi przedsiębiorcy, który decyduje się na zatrudnienie księgowej na etat.
Co wybrać?
Wszystko zależy od tego jakiej wielkości masz działalność, ilu pracowników zatrudnia, jaką formę działalności obrało twoje przedsiębiorstwo, ile zadań będzie realizowanych, czy tylko sama księgowość, czy coś więcej np. prowadzenie kadr i płac, przygotowywanie umów itp. Nie jest łatwo odpowiedzieć na pytanie „co wybrać?”, ale warto zrobić listę wszystkich ZA i PRZECIW jednego i drugiego rozwiązania, policzyć faktyczne koszty każdego. Wówczas dowiemy się, czy bardziej opłacalne będzie dla nas biuro rachunkowe, czy też zatrudnienie kogoś na etat.
